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Comment organiser son séminaire d'entreprise

Comment organiser son séminaire d'entreprise
  • Publié le : 24-05-19
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Vous souhaitez organiser un séminaire pour votre entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, cet article devrait vous donner les réponses que vous attendez.

Bien choisir son type de séminaire

Tous les séminaires sont différents et ne s'adressent pas forcément au même public.

Afin de bien choisir votre séminaire, commencez par vous posez trois questions :

Qui participera à votre séminaire ?

C'est évidemment la première question à se poser pour pouvoir choisir son séminaire. En fonction de type de personne (dirigeant ? Employé ? Collaborateurs ? ...) et surtout combien vont participer à celui-ci, votre choix sera tout autre, parce que le nombre de participants donnera une dynamique différente à l'activité.

De quel budget disposez-vous pour votre séminaire ?

Loin de nous l'idée de ne voir que l'aspect financier d'un séminaire, mais il est important de noter que le budget aura une importance capitale dans l'organisation de votre séminaire. Mis en relation avec le nombre de personnes participant, cela devrait déjà réduire votre choix. On imagine assez peu voir débarquer toute une boîte dans un escape game ...

Quel est le but de votre séminaire ?

Eh oui, tout séminaire a un but – il peut s'agir d'un team building composé d'activités ludiques sensées augmenter la cohésion d'équipe au sein d'un service, ou au contraire être plus sérieux et à titre plus communicatif (comme dans le cas de séminaires d'entreprise ayant pour but d'informer, communiquer des informations ou une ligne de conduite à grande échelle, ou encore s'instruire sur un sujet commun ...)

N'oubliez pas que si tous les types de séminaire existent, il est tout de même important de bien avoir en tête l'objectif de votre séminaire. Une soirée évènementielle autour d'un sujet en rapport avec votre entreprise aura plus de sens si vous souhaitez ouvrir les horizons de vos employés que de choisir un thème trop atypique.

Si vous avez des objectifs précis pour le séminaire, notez-les, et référez-vous-y par la suite que ce soit durant la suite de l'organisation, mais aussi pour évaluer la réussite du séminaire une fois celui-ci fini.

Se concentrer sur l'objectif

Une fois tous ces paramètres pris en compte, il est temps de passer au choix du lieu de séminaire !

Si le but de ce séminaire est d'augmenter la cohésion de groupe, cherchez une activité de teambuilding qui s'appuie fort sur la nécessité de chaque membre voire même de la participation de chacun pour un meilleur résultat. Nous parlions tout à l'heure d'escape game, mais il existe de nombreuses d'activités qui s'appuient là dessus. Chasse au trésor, tout jeu basé sur des énigmes, ...

Pour augmenter la cohésion d'un service par exemple, sont cohérentes des activitées sportives comme des olympiades. Dans ce dernier exemple, pensez tout de même à observer le comportement interne aux groupes pour éviter l'effet inverse en ayant par exemple une personne qui va se focaliser sur les résultats au détriment du bien-être du groupe. En ce sens, n'hésitez pas à encadrer votre séminaire par des coachs pour conserver l'aspect convivial.

S'il s'agit en revanche simplement de changer d'air et de sortir du cadre de travail, n'hésitez pas à vous diriger vers un cadre naturel pour maximiser le dépaysement.

Être en pleine nature permet parfois même de combiner travail et détente, et c'est même le lieu idéal si vous souhaitez de nouvelles idées créatives sur un sujet particulier, même pour une demi-journée par exemple.

Dans la même idée, un accrobranche permettra par exemple autant cela que le dépassement de soi pour certains. Tous n'auront pas la même facilité avec la tyrolienne géante ou même simplement la hauteur ....

Si les incentives de votre séminaire sont par exemple une meilleure intégration des nouveaux employés et une meilleure connaissance des collègues en général, une murder party n'a rien d'insolite. Des déjeuners, dîners ou toute autre activité gastronomique auront également du sens dans ce cas-ci puisqu'à nouveau elles provoqueront des interactions entre les personnes. Les gens ont plus souvent tendance à s'ouvrir pendant les temps off que durant les heures de travail – pourquoi croyez-vous que tant de bureaux participent à des afterwork, comme c'est le cas à Bruxelles le jeudi soir ?

Dans la même idée, certains bureaux organisent également l'une ou l'autre soirée d'entreprise à laquelle ils invitent leurs salariés et proposent à ces derniers un buffet fourni par un traiteur.

Dans un cadre plus professionnel, s'il s'agit de s'instruire sur un sujet, ou de se former à quelque chose ou encore se recentrer sur des objectis d'entreprise par exemple, Concentrez vous alors sur le sujet ou les objectifs concrets, et pensez à mobiliser des professionnels du sujet. N'oubliez bien sûr pas de prévoir une salle de séminaire adaptée

L'organisation concrète

Vous avez établi vos objectifs et savez quoi faire comme activité ? Félicitations !

Une fois la date fixée, il ne vous restera plus qu'à chercher un lieu précis correspondant à votre demande.

Prévoyez également un agenda du déroulement des activités et n'oubliez pas de prendre en compte le matériel supplémentaire nécessaire pour le déroulement de votre séminaire, et qui ne serait par exemple pas disponible à l'endroit qui vous intéresse.

La finalisation – les détails

Que le cadre du séminaire soit sérieux ou non, n'oubliez pas de faire attention aux détails.

Des badges nominatifs, un petit appéritif en début d'évènement, De la nourriture au moment des heures de repas, une pause café ou cigarette de temps à autre, un petit cocktail en fin de soirée...

C'est autant de détails qui feront que les participants resteront enthousiastes et concentrés durant votre séminaire.

Après le séminaire

Pensez à évaluer ou même faire évaluer votre séminaire après celui-ci afin de savoir si vos objectifs ont été rempli. Si vous êtes à nouveau organiseur de séminaire par la suite, vous pourriez ainsi éviter les soucis que vous auriez rencontré, ou tout simplement améliorer le prochain séminaire.

A cet effet, si vous aviez clairement noté les objectifs de votre séminaire, vous pourriez par exemple remettre un document aux participants afin d'avoir un retour concret et complet de son déroulement.

En cas de panique ou de panne d'idée

Si malgré tout cela vous être bloqués dans l'organisation de séminaires, ou n'êtes pas sûr de vos idées, il est toujours possible de faire appel à une agence événementielle spécialisée dans l'organisation de séminaire, comme par exemple ici (https://www.seminaire.be/seminaires/creation-organisation.htm)


 

 

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